Consultoria Empresarial: 5 itens básicos para não errar na contratação e execução

Em toda a minha vida profissional, atuando como executivo, ou como gerente de projetos, eu devo ter contratado - e conduzido os trabalhos - umas 12 consultorias. Algumas com fama mundial, que têm os nomes associados a diagramas estudados nos cursos de administração e pós de marketing. Outras, não tão grandes, mas que já contam com uma estrutura profissional e são mais focadas em alguns segmentos do mercado nacional, o que lhes confere autoridade na implantação de processos para os quais a organização contratante pede ajuda. Por exemplo, existem algumas empresas de consultoria no Brasil especializadas no agronegócio. Há, também, as locais com foco em uma única especialidade: financeiro, contabilidade, recursos humanos, projetos, marketing digital, dentre outras.

As consultorias de maior porte possuem estruturas com especialistas para várias áreas do conhecimento humano e espalhados pelo mundo. Ao mesmo tempo que se está recebendo instrução sobre como aplicar uma pesquisa de mercado de alguém nos EUA, tem outro consultor especialista em Madri que sabe como utilizar os resultados obtidos da pesquisa para aplica-los à precificação de vários produtos em um único pacote obtendo a curva de elasticidade da demanda com relação ao preço. E isso tudo coordenado por um gerente de projetos neozelandês que está trabalhando no Brasil dentro da sua empresa. Total diversidade e interação global. Eu já trabalhei com uma turma que rascunhava slides na tela do computador (ainda não era touch, mas já tinha caneta digital) e, ao fim do dia, enviava a um colaborador da Índia que iria montar um PowerPoint durante o nosso período noturno, já que lá seria dia. Assim, na manhã seguinte, ao abrir o computador, a apresentação já estava pronta e com qualidade impecável. É claro que o tradeoff é conhecido. Para uma empresa dessas, pagávamos alguns milhões de reais por um período de projeto não maior do que 4 meses.

As empresas de consultoria de porte médio e abrangência nacional eram contratadas por uma especialidade comprovadamente adquirida e porque o preço, apesar de adequado à solução e resultados esperados, era sensivelmente menor do que das gigantes mundiais. Por exemplo, já contratei uma consultoria para ajudar na melhor estruturação comercial para uma expansão de mercado. É um assunto que parece não ter muito segredo, mas foi importante ter alguém que já fez de uma maneira que deu certo em outros lugares para não ficar na dúvida entre um formato e outro.

Considerando outra perspectiva, eu também estive do lado contratado. Atuei, como consultor, em empresas de vários tamanhos, estilos de liderança diversos e em diferentes segmentos de mercado. De agronegócio e saúde animal, a tecnologia e saúde humana. Trabalhando como contratante, ou contratado, na minha humilde opinião, a prestação, ou aquisição, de serviço de consultoria só dá certo se alguns pré-requisitos forem observados:

1. Envolvimento da alta administração – é preciso haver um patrocinador (sponsor) do projeto. Quando não há um CxO como cliente ou patrocinador, é comum que o trabalho da consultoria sofra com críticas excessivas, já que comumente esse tipo de trabalho requer envolvimento de mais de uma função da organização e nem todo mundo quer se envolver ou considerar mais uma atribuição nas tarefas diárias. O trabalho do consultor não será feito unilateralmente e algumas pessoas do contratante deverão se envolver e realizar entregas para que se chegue ao objetivo do trabalho. Para que isso tenha sucesso, requer envolvimento da alta administração para dar corpo às demandas.

2. A contratação de uma consultoria, na maior parte das situações, deve ser encarada como um projeto, pois a sua atuação terá começo, meio e fim. Precisam ser definidos, em detalhe, um escopo para o trabalho da consultoria e os prazos das diversas atividades que gerarão entregas. Para cada atividade, ou pacote de entrega, deve ser atribuído um, e somente um, responsável para que haja comprometimento com o resultado. Precisa estar claro que a consultoria prestará um serviço conforme um contrato celebrado entre as partes e nele estarão descritos os valores monetários vinculados ao escopo e aos prazos firmados incluindo multas no caso de não cumprimento por um e/ou outro lado.

3. Precisa ficar claro o que se espera como resultado do trabalho da consultoria e prever o que acontece no caso de não entrega, mas também da sua responsabilização. Eu tive a ingrata experiência de prestar consultoria em uma empresa e aceitar um success fee como parte do contrato. Acontece que não previ – e nem poderia - a realocação do focal point, no decorrer do projeto, responsável por puxar as atividades das quais o meu trabalho dependia. Também não consegui prever a inabilidade da pessoa de RH em contratar um supervisor de vendas que atrasou todo o cronograma, tanto dos trabalhos, quanto dos pagamentos.

4. Quando o trabalho contratado da consultoria compreende somente o diagnóstico da situação e recomendação de melhores práticas, precisa ficar muito claro quem fará a implantação dos itens apontados com necessidade de mudanças imediatamente após a saída dos consultores. Se o trabalho entregue não for “comprado” como regra a ser cumprida, todo o investimento será jogado no lixo ao tempo em que o book fornecido pela consultoria estará esquecido em uma gaveta.

5. E se não houver quem implante, contrate a implantação de preferência da mesma consultoria que vendeu as recomendações. Já passei pela experiência de contratar duas consultorias para as duas fases distintas. A segunda, via de regra, já chega criticando o que a primeira fez. Assim, ela se exime do risco de não dar certo, pois foi culpa do diagnóstico falho e recomendações sem sentido da primeira consultoria.

Enfim, quando contratar uma consultoria, indico esses 5 itens como um check list inicial. Pode ser que não cubram todos os fatores de risco para o projeto que será implementado, mas certamente será um bom começo e me poupará de alguns dissabores no decorrer da prestação do serviço.

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